Odpisy dokumentów – Szczecin

Gdy urząd, sąd albo inna instytucja żąda dokumentu, przekazywanie oryginału nie zawsze jest praktyczne. W takiej sytuacji poświadczony przez notariusza odpis pozwala posługiwać się kopią, która ma moc prawną oryginału. W naszej kancelarii w Szczecinie taka czynność polega na porównaniu kopii z okazanym oryginałem oraz potwierdzeniu zgodności pieczęcią i podpisem notariusza.

Kiedy poświadczony odpis dokumentu jest potrzebny?

Poświadczony odpis jest wykorzystywany wtedy, gdy oryginał ma pozostać u właściciela, a instytucja wymaga dołączenia dokumentu do akt. Taki odpis można złożyć w postępowaniu sądowym, administracyjnym i karnym, na przykład przed urzędami w Szczecinie. W postępowaniu cywilnym podstawę stanowi art. 129 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego.

Czynność ta ma znaczenie praktyczne. Oryginał nie musi krążyć między urzędami, a Państwo zachowują dokument w domu lub firmie. Poświadczone kopie bywają też przygotowywane wcześniej jako zabezpieczenie na wypadek późniejszego zagubienia oryginału albo wtedy, gdy kilka instytucji oczekuje dokumentu jednocześnie.

Jak wygląda sporządzanie odpisów akt i innych dokumentów?

Sporządzanie odpisów akt i innych dokumentów wymaga okazania notariuszowi oryginału. Czynność polega na wykonaniu kopii w szczecińskiej kancelarii i porównaniu jej z oryginałem, a następnie na umieszczeniu pieczęci, podpisu oraz wzmianki o zgodności. Dzięki temu notarialny odpis wiernie odzwierciedla treść dokumentu źródłowego.

Stwierdzenie zgodności odpisu z oryginałem należy do podstawowych obowiązków notariusza. Poświadczenie zgodności z oryginałem jest czynnością notarialną wykonywaną na podstawie Prawa o notariacie. Znaczenie mają czytelność dokumentu, kompletność stron i możliwość pełnego porównania treści. Jeżeli chcą Państwo wcześniej potwierdzić, czy dany dokument może zostać poświadczony, mogą Państwo ustalić to przed wizytą.

Jakie dokumenty można poświadczyć?

Notariusz sporządza odpis zarówno dokumentu urzędowego, jak i prywatnego. Poświadczeniu mogą podlegać między innymi świadectwo szkolne, akt urodzenia, umowa sprzedaży samochodu oraz inne dokumenty przedstawione w oryginale. Przyniesienie samej kserokopii nie wystarcza, ponieważ podstawą czynności jest bezpośrednie porównanie jej z oryginałem.

Przy dokumentach sporządzanych w formie notarialnej informacje są dostępne także na podstronach akty notarialne i umowy notarialne.

Jak przebiega czynność u notariusza?

Czynność zwykle obejmuje:

1. okazanie oryginału dokumentu,
2. wykonanie kopii w kancelarii,
3. porównanie treści kopii z oryginałem,
4. opatrzenie odpisu pieczęcią, podpisem i wzmianką o zgodności.

Czynność nie wymaga przygotowania projektu dokumentu ani odrębnego pisma. Istotne jest, aby dokument był kompletny, czytelny i zgodny z zakresem odpisu, którego Państwo potrzebują. W przypadku dokumentów z załącznikami zakres odpisu powinien odpowiadać całości, która ma zostać złożona w instytucji. Brak strony zmienia zakres poświadczenia.

Ile kosztują odpisy dokumentów?

Opłata za poświadczoną kopię jest naliczana za każdą stronę. Maksymalna stawka taksy notarialnej wynosi 6 zł netto za stronę. Do tej kwoty dolicza się podatek VAT, a końcowy koszt zależy od liczby stron i egzemplarzy.

Przy dokumentach wielostronicowych koszt rośnie proporcjonalnie do liczby wykonanych stron. Jeżeli potrzebne są trzy egzemplarze pięciostronicowego dokumentu, opłata jest liczona od 15 stron kopii. Z tego powodu przed wizytą u notariusza w Szczecinie warto ustalić, ile egzemplarzy będzie rzeczywiście potrzebnych do urzędu, sądu albo innej instytucji.

Najważniejsze informacje o odpisach dokumentów

Poświadczony odpis dokumentu pozwala złożyć kopię z mocą prawną oryginału, dzięki czemu zachowują Państwo oryginał w domu lub firmie. Notariusz w Szczecinie sporządza odpis po okazaniu oryginału, porównuje treść dokumentu i potwierdza zgodność pieczęcią oraz podpisem. Poświadczenie obejmuje dokumenty urzędowe i prywatne, a odpisy wykorzystuje się między innymi w postępowaniach sądowych, administracyjnych i karnych. Koszt odpisu jest liczony za każdą stronę i zależy od liczby stron oraz potrzebnych egzemplarzy.